Reimagine 2016: creer en uno mismo

 en CONGRESOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS

Corría el mes de abril, un mes cargado de trabajo, tareas y retos. Un mes, en el que como en el resto de los meses del año, nos esforzamos por poner el broche de oro en todos los eventos en los que tenemos el placer de colaborar.

Entre los proyectos que teníamos encima de la mesa, había uno no menos importante que el resto: REIMAGINE 2016, un evento de materia tecnológica en el que nos disponíamos a trabajar por primera vez, con la ilusión y el objetivo de que no fuera la última.

Tras celebrarse en Riad, Dubai y Moscú, Madrid era la siguiente ciudad en la que Hewlett Packard Enterprise e Intel se proponían, a través de este evento, conceder la ocasión para explorar las oportunidades y el potencial de un mundo digitalizado.

Una selección de personal exhaustiva, un equipo de azafatas bilingüe en inglés, organización total y una energía patente cada vez más poderosa se abrían paso a medida que se acercaban los días de la celebración del evento.

IMG_2945

Llegó el día 4 de Mayo y todo el equipo de azafatas/os y coordinadores llegaban puntuales a Ifema para recibir el briefing que la organización procedente de Reino Unido iba a impartir, aportando las directrices e información necesaria para realizar nuestro trabajo. A los coordinadores nos dieron un cuadrante con 17 puestos rotativos a cubrir por nuestras/os 17 azafatas/os. Puestos que fueron cubiertos en tiempo record por ellos mismos según cada perfil específico; “No todo el mundo vale para todo, por lo que es vital que cada uno cubra el lugar en el que tiene más experiencia y perfil más adecuado, ya que son puestos muy rotativos y no fijos” – se decían el uno al otro. A esto había que sumar peticiones con un total de siete azafatas extra que no estaban previstas y que fueron gestionadas en cuestión de minutos gracias a nuestra planificación previa ante cualquier imprevisto que pudiera surgir.

IMG_2925

Amaneció el día 5 de Mayo y con los nervios convertidos en fuerza y energía vital llegaban los coordinadores al Centro de Convenciones Norte, para esperar y dar la bienvenida al equipo de azafatas de “Reimagine 2016”. Todos llegaron puntuales, con su mejor sonrisa y la imagen más impecable que se podía esperar. Prueba de ello eran algunas miradas impresionadas y atraídas por parte de la organización, debido al perfecto cóctel de estos tres ingredientes que acabamos de indicar.

 

Los coordinadores repartieron los walkies, resolvieron algunas dudas de última hora, dieron el briefing adecuado a las azafatas de nueva incorporación para que todo el mundo tuviera todo bajo control y cada grupo de azafatas se dispuso a dirigirse a su puesto.

Los asistentes comenzaron a llegar a la zona de registro para recoger su acreditación y comenzar a disfrutar del evento. Un tiempo más tarde comenzaba en la sala plenaria la primera conferencia del evento y el trabajo previo de cuatro de nuestros azafatos y los dos coordinadores, junto a la de otra parte de la organización, era vital para superar la primera prueba de fuego y agradar al cliente: el seating en el auditorio según las directrices exactas marcadas. Los asistentes entraron en el auditorio recibiendo nuestros mejores buenos días y tomando asiento según lo planificado con la organización. ¡Prueba superada!

reimagine2016

Las horas continuaban avanzando y todo el equipo respondía satisfactoriamente rotando en los puestos que les tocaba cubrir cada cierto intervalo de tiempo. Nuestros walkies fueron nuestros aliados para resolver problemas en tiempo real, facilitándonos hacer modificaciones inesperadas de una forma más ágil, para que todo el mundo recibiera la información en el mismo segundo… Sí, ¡todo estaba saliendo sobre ruedas!

P_20160505_173030_1

Llegó la tarde y con ella el final del evento. Nuestro equipo se dispuso a ayudar en todo lo que la organización necesitaba para recogerlo todo y… ¡c´est fini! Tras nuestro agradecimiento, el equipo se marchó y fue en ese momento cuando vino una de las personas responsables de la organización al lugar donde estábamos los coordinadores recogiendo, para darnos las gracias por nuestro trabajo, el de nuestro equipo y para cerrar el evento con el mejor resultado que se puede desear: un abrazo en el que se sintió su satisfacción real, personal y verdadera.

 

Rápidos, eficientes, resueltos y profesionales fueron todas y cada una de las 17 personas que formaba nuestro equipo. Gracias por ello y gracias en especial a mi gran compañero y coordinador Frederick por haberme hecho vivir otra experiencia más, que gracias a nuestro lema “planificando hasta la improvisación”,  ha sido posible este éxito absoluto. Tu humanidad, sacrificio en el trabajo y armonía hacen que cualquier problema que surja en la operativa del evento se convierta en una victoria a tu lado.

IMG_2959

¡Hasta la próxima!

Ángela Olmo

Entradas relacionadas

Deja un comentario

Meridiana Azafatas | Agencia de Azafat@s